Introducción
Gestión de terceros para información exógena no comienza cuando llega el momento de generar los formatos. Una parte importante del trabajo ocurre mucho antes: tener organizada y controlada la información de los terceros con los que trabaja la empresa.
NIT, razón social, identificación y demás datos utilizados durante el proceso pueden encontrarse distribuidos entre archivos de Excel, sistemas contables, bases históricas y diferentes fuentes de información.
Cuando esa información no está organizada, el problema no es solamente administrativo. También puede generar duplicados, reprocesos, inconsistencias y trabajo manual durante la preparación de la información exógena.
Por eso, una pregunta importante para cualquier contador es:
¿Qué debería controlar realmente de la información de terceros antes de preparar la exógena?
¿Por qué la gestión de terceros es importante para la información exógena?
Durante el trabajo contable, una empresa puede manejar información de muchos terceros a lo largo del año.
Clientes, proveedores, empleados, contratistas y otras personas o entidades pueden aparecer en diferentes procesos y archivos.
Además, la información puede llegar desde distintas fuentes.
Por ejemplo:
- Un sistema contable.
- Archivos de Excel.
- Información entregada por clientes.
- Bases históricas.
- Archivos generados por diferentes sistemas.
- Información preparada manualmente.
El problema aparece cuando cada fuente maneja la información de una manera diferente.
Un mismo tercero puede aparecer con variaciones en sus datos, encontrarse repetido o requerir una revisión antes de utilizarse nuevamente.
Por eso, la gestión de terceros debe considerarse parte del proceso de preparación de información exógena y no una tarea que solamente se realiza al final del año.
¿Qué información de un tercero debe controlar un contador?
No todos los procesos requieren exactamente los mismos datos, pero existen elementos fundamentales que deben mantenerse organizados.
1. Identificación del tercero
El primer elemento que debe controlarse es la identificación.
El NIT o documento de identificación permite distinguir un tercero de otro y constituye uno de los datos fundamentales para trabajar con información estructurada.
Una base con identificaciones inconsistentes puede generar problemas posteriores cuando se consolidan diferentes fuentes.
Por eso es importante revisar:
- Identificación.
- Tipo de identificación cuando corresponda.
- Formato utilizado para almacenar el dato.
- Posibles duplicados.
- Consistencia entre diferentes fuentes.
2. Razón social o nombre
La identificación por sí sola no siempre es suficiente para revisar rápidamente una base.
La razón social o nombre permite al contador reconocer al tercero y detectar posibles inconsistencias.
Por ejemplo, cuando una misma identificación aparece asociada a nombres diferentes, puede ser necesario revisar cuál información debe conservarse.
3. Consistencia de la información
Una base de terceros no debería ser solamente una colección de registros.
También debe permitir identificar información inconsistente.
Algunos ejemplos pueden ser:
- Un mismo tercero registrado más de una vez.
- Variaciones en la razón social.
- Identificaciones almacenadas con diferentes formatos.
- Información histórica que ya no coincide con la utilizada actualmente.
- Registros incompletos.
El objetivo no es simplemente tener muchos registros, sino tener información que pueda reutilizarse de manera confiable durante el proceso.
El problema de tener terceros dispersos
Uno de los escenarios más comunes es trabajar con información distribuida.
Un contador puede tener un archivo para un periodo, otro para otro proceso y diferentes archivos provenientes de clientes o sistemas contables.
Con el tiempo, esto puede generar una situación como:
Excel 1
↓
Terceros
Excel 2
↓
Terceros
Sistema contable
↓
Terceros
Archivo histórico
↓
TercerosCada fuente puede tener una estructura diferente.
Cuando llega el momento de preparar la información exógena, es necesario consolidar todo.
Ahí aparece uno de los principales costos ocultos del proceso:
volver a organizar información que ya había sido organizada anteriormente.
¿Qué problemas puede generar una mala gestión de terceros?
Una gestión poco organizada puede producir diferentes tipos de reproceso.
Terceros duplicados
Un mismo tercero puede aparecer varias veces en diferentes archivos o incluso dentro de una misma base.
Esto obliga a revisar cuáles registros corresponden realmente a la misma persona o entidad.
Información inconsistente
Un tercero puede aparecer con diferentes nombres o estructuras de identificación.
Aunque algunos casos puedan ser fáciles de detectar, otros requieren revisión manual.
Información dispersa
Cuando la información se encuentra en múltiples archivos, consolidarla puede consumir una cantidad considerable de tiempo.
Reprocesamiento
Si cada periodo se vuelve a construir la misma base desde cero, el trabajo se repite.
Esto es especialmente relevante para quienes manejan información de varias empresas.
Mayor carga durante la preparación
Si la información de terceros no se ha organizado previamente, parte del trabajo que podría haberse realizado durante el año termina acumulándose cuando se prepara la información exógena.
¿Cómo debería organizarse una base de terceros?
No existe una única estructura que funcione para todas las empresas, pero sí hay principios que pueden ayudar a mantener la información organizada.
1. Mantener una fuente centralizada
Siempre que sea posible, conviene tener una referencia central para la información de terceros.
Esto reduce la dependencia de múltiples archivos independientes y facilita la reutilización de la información.
2. Evitar crear nuevamente los mismos registros
Si un tercero ya existe, lo ideal es poder reutilizar su información en lugar de volver a registrarlo.
Esto reduce trabajo manual y ayuda a mantener mayor consistencia.
3. Revisar duplicados
La identificación de duplicados debería formar parte del proceso de organización de la información.
No debería convertirse en una tarea improvisada justo antes de generar la información exógena.
4. Mantener la información actualizada
Una base de terceros debe evolucionar con la operación de la empresa.
Cuando la información cambia, es importante contar con un proceso que permita actualizarla.
5. Pensar en reutilización
Una buena base de terceros no debería servir solamente para un proceso puntual.
La información organizada puede reutilizarse durante diferentes periodos y procesos de preparación.
¿Qué debería controlar un contador antes de preparar la información exógena?
Una revisión práctica puede comenzar con estas preguntas:
Identificación
- ¿Los terceros están correctamente identificados?
- ¿Existen registros duplicados?
- ¿La información de identificación mantiene una estructura consistente?
Información básica
- ¿La razón social o nombre corresponde al tercero?
- ¿Existen registros incompletos?
- ¿Hay diferencias entre diferentes fuentes?
Organización
- ¿La información está centralizada?
- ¿Existen múltiples archivos con diferentes versiones?
- ¿Es posible reutilizar la información de periodos anteriores?
Proceso
- ¿La información debe reconstruirse cada año?
- ¿Cuánto trabajo manual requiere consolidarla?
- ¿Existen tareas repetitivas que podrían estandarizarse?
Esta revisión permite detectar un problema importante:
El tiempo que se pierde preparando información exógena muchas veces no se origina en la generación de los formatos, sino en la falta de organización previa de la información que alimenta el proceso.
Gestión de terceros en Excel: ¿es suficiente?
Excel puede ser una herramienta útil para organizar información y, en muchos escenarios, forma parte del proceso contable.
El problema aparece cuando el volumen de información aumenta o cuando se administran múltiples empresas y múltiples fuentes.
En esos escenarios pueden aparecer:
- múltiples archivos;
- diferentes versiones;
- información duplicada;
- procesos manuales;
- consolidaciones repetitivas;
- dificultad para reutilizar información.
Por eso, la pregunta no necesariamente es si Excel es bueno o malo.
La pregunta más importante es:
¿El proceso actual permite mantener, reutilizar y controlar la información de terceros sin repetir el mismo trabajo constantemente?
Cuando la respuesta es no, puede ser conveniente evaluar una plataforma especializada.
¿Cómo puede ayudar Exógena Pro?
Exógena Pro incorpora gestión de terceros como parte del proceso de preparación de información exógena.
La plataforma permite administrar la información de terceros utilizada durante el proceso, buscando reducir problemas asociados con información dispersa, duplicada y difícil de reutilizar.
Esto permite cambiar el enfoque:
De:
“Cada año tengo que volver a organizar los terceros.”
A:
“Tengo una base de terceros que puedo administrar y reutilizar durante mi proceso de preparación.”
Para un contador independiente, esto puede ayudar a mantener una operación más organizada.
Para una firma contable, la centralización y reutilización adquieren todavía más importancia cuando se trabaja con información de múltiples empresas. El Prompt Maestro identifica precisamente estos escenarios —múltiples clientes, información en diferentes formatos y reprocesamiento— como problemas relevantes de la audiencia.
Exógena Pro no pretende sustituir el software contable. Funciona como una capa especializada para organizar, transformar y preparar información tributaria a partir de la información que ya utiliza la empresa.
Una buena gestión comienza antes de generar los formatos
La preparación de información exógena no debería reducirse al momento en que se generan los archivos finales.
Si durante el año la información de terceros permanece organizada, centralizada y reutilizable, el proceso puede ser mucho más controlable.
Por eso, antes de pensar en los formatos, conviene revisar una pregunta más básica:
¿Tenemos realmente bajo control la información de los terceros que alimentará nuestro proceso de información exógena?
Si la respuesta es no, ese puede ser uno de los primeros puntos que conviene mejorar.
Conoce Exógena Pro
Exógena Pro es una plataforma especializada desarrollada por Cosoftia para ayudar a contadores, firmas contables y empresas a organizar y preparar información exógena.
La gestión de terceros es uno de los componentes del producto y forma parte de una estrategia más amplia orientada a reducir reprocesos, organizar información y hacer más eficiente la preparación de información tributaria.
Conoce Exógena Pro y descubre cómo puede ayudarte a organizar mejor tu proceso de información exógena.
¿Quieres organizar mejor tu proceso de información exógena? Conoce Exógena Pro.
Contenido relacionado
También te puede interesar:
- Parametrización de cuentas para información exógena — Cómo relacionar cuentas contables con los formatos de información exógena de forma organizada y reutilizable.
- Importación inteligente de información exógena — Cómo incorporar información proveniente de diferentes archivos y estructuras para facilitar su preparación.
- Preparación continua de información exógena — Cómo organizar el proceso durante todo el año para reducir reprocesos al acercarse las fechas de presentación.
- Plantillas para la preparación de información exógena — Cómo estandarizar configuraciones y reutilizar procesos para trabajar de forma más organizada.
Cosoftia
Cosoftia es una empresa de desarrollo de software que crea productos propios y desarrolla soluciones tecnológicas para empresas y profesionales. Exógena Pro es una de sus soluciones especializadas en la preparación de información exógena.