Introducción
Preparar la información exógena no debería comenzar cuando llega la fecha límite de presentación. El resultado depende, en buena medida, de qué tan organizada esté la información desde mucho antes.
El proceso puede involucrar información contable, terceros, cuentas, conceptos tributarios, diferentes archivos y distintas fuentes de información. Cuando cada elemento se maneja por separado, preparar la información puede convertirse en una tarea extensa y repetitiva.
La buena noticia es que el proceso puede organizarse.
En este artículo veremos cómo preparar la información exógena paso a paso, desde la revisión de la obligación hasta la validación y preparación de los archivos para su presentación.
Importante: las obligaciones, formatos, especificaciones técnicas y plazos pueden cambiar según el año gravable. La DIAN mantiene la normatividad de información exógena organizada por vigencia, por lo que siempre se debe revisar la regulación correspondiente al año que se está preparando.
1. Verifica la obligación de presentar información exógena
El primer paso no es abrir Excel.
Es determinar si la persona o empresa está obligada a presentar información exógena para la vigencia correspondiente y bajo qué condiciones.
La DIAN establece los sujetos obligados y las reglas aplicables para cada vigencia. Por eso, esta revisión debe hacerse utilizando la normatividad vigente para el año gravable que se está preparando.
Este paso permite responder preguntas como:
- ¿La empresa está obligada a reportar?
- ¿Qué condiciones generan la obligación?
- ¿Qué información debe reportarse?
- ¿Qué vigencia se está preparando?
- ¿Cuál es la resolución aplicable?
No conviene comenzar a construir archivos antes de tener claro este punto.
2. Identifica qué información debe prepararse
Una vez determinada la obligación, el siguiente paso es establecer qué información debe recopilarse.
Dependiendo del obligado y de la vigencia, pueden existir diferentes tipos de información que deben ser reportados.
Por eso es conveniente construir una lista de control antes de comenzar la extracción de datos.
Por ejemplo:
- Información de terceros.
- Pagos y movimientos.
- Retenciones.
- Información relacionada con cuentas.
- Operaciones realizadas.
- Saldos.
- Otros datos requeridos según la obligación correspondiente.
El objetivo es evitar llegar al final del proceso y descubrir que una fuente de información nunca fue preparada.
3. Identifica las fuentes de información
La información exógena normalmente no nace directamente en un único archivo.
Puede provenir de diferentes fuentes:
- Software contable.
- Archivos Excel.
- Sistemas administrativos.
- Bases de datos.
- Reportes generados internamente.
- Información de terceros.
- Otros sistemas utilizados por la empresa.
Aquí aparece uno de los principales retos para los contadores y las firmas contables.
Cada fuente puede manejar una estructura diferente.
Un archivo puede tener una columna llamada NIT, mientras otro utiliza Identificación.
Uno puede utilizar Razón Social y otro simplemente Nombre.
Uno puede separar débito y crédito y otro utilizar una única columna de movimiento.
La información existe, pero no necesariamente está preparada para ser utilizada directamente.
4. Organiza y depura la información de terceros
Antes de transformar la información, es importante revisar los datos de los terceros.
Una base de terceros puede contener:
- NIT o identificación.
- Tipo de documento.
- Razón social o nombre.
- Información de contacto.
- Datos necesarios para los reportes correspondientes.
Aquí pueden aparecer problemas como:
- Terceros duplicados.
- Identificaciones inconsistentes.
- Nombres diferentes para un mismo tercero.
- Datos incompletos.
- Información desactualizada.
Una base de terceros organizada facilita las siguientes etapas del proceso.
Además, si la información se utiliza nuevamente durante el año, mantener una base centralizada evita reconstruirla cada vez.
5. Relaciona las cuentas contables con la información tributaria
El siguiente paso consiste en analizar la información contable y determinar cómo debe utilizarse para la preparación de Exógena.
Aquí entra en juego la parametrización de cuentas.
Una cuenta contable no necesariamente representa directamente el concepto que se necesita reportar.
Por eso, dependiendo de la estructura definida para la vigencia correspondiente, es necesario establecer las relaciones y configuraciones necesarias entre:
Cuenta contable → Concepto → Información a reportar
Esta parametrización es especialmente importante para evitar que el proceso dependa de ajustes manuales realizados cada vez que se prepara la información.
Una configuración correctamente organizada también puede ser reutilizada en procesos posteriores cuando las reglas aplicables lo permitan.
6. Importa la información desde las diferentes fuentes
Con las fuentes identificadas y la información organizada, llega el momento de realizar la importación.
Este paso puede parecer sencillo, pero es uno de los puntos donde más trabajo manual puede aparecer.
Imaginemos una firma que administra diez empresas.
Cada una puede entregar un archivo diferente.
Si para cada cliente hay que:
- Abrir el archivo.
- Revisar las columnas.
- Identificar qué significa cada campo.
- Cambiar nombres.
- Reorganizar información.
- Copiar datos.
- Ajustar estructuras.
el proceso puede consumir una cantidad importante de tiempo.
Aquí las plantillas de importación adquieren especial valor.
Una estructura que ya fue configurada puede convertirse en una configuración reutilizable, evitando repetir el mismo trabajo cada vez que llega un archivo con la misma estructura.
7. Estandariza la información
Después de importar los datos, es necesario llevarlos a una estructura consistente.
El objetivo es que información proveniente de diferentes fuentes pueda ser procesada de manera uniforme.
Por ejemplo:
Cliente A
NIT | Nombre | Cuenta | Débito | Crédito
Cliente B
Identificación | Razón Social | Código | Movimiento Débito | Movimiento Crédito
pueden representar información conceptualmente similar aunque tengan estructuras diferentes.
El proceso de estandarización busca convertir esas diferencias en una estructura común.
Esta etapa es fundamental cuando se trabaja con múltiples empresas.
8. Valida la información antes de generar los archivos
No conviene esperar hasta el momento de generar los archivos para descubrir inconsistencias.
La información debería revisarse antes.
Algunas verificaciones pueden incluir:
- Registros sin identificación.
- Datos incompletos.
- Terceros duplicados.
- Cuentas sin parametrización.
- Valores inconsistentes.
- Información que no corresponde con la estructura esperada.
- Registros que requieren revisión.
La validación temprana tiene una ventaja importante:
es mucho más sencillo corregir un problema cuando se detecta durante la preparación que cuando el proceso ya está terminado.
La DIAN dispone además de prevalidadores para facilitar la conformación de archivos de acuerdo con las especificaciones técnicas de los formatos establecidos.
9. Genera y prevalidar los archivos
Después de organizar, transformar y validar la información, se pueden preparar los archivos correspondientes a la vigencia.
La DIAN proporciona herramientas de prevalidación para revisar que los archivos cumplan con las especificaciones técnicas establecidas.
Este paso no debería entenderse como una simple formalidad.
Es una oportunidad para detectar problemas antes de realizar el envío.
Por eso, un proceso ordenado debería contemplar:
Preparar → Validar → Generar → Prevalidar → Corregir → Volver a validar
La revisión no termina necesariamente en el primer archivo generado.
10. Presenta la información ante la DIAN
Una vez que la información está preparada y los archivos han pasado las validaciones correspondientes, llega el momento de realizar la presentación.
La DIAN dispone de un servicio de presentación de información por envío de archivos y de una guía actualizada para este proceso. La entidad indica que la presentación se realiza de manera virtual y contempla mecanismos como el Instrumento de Firma Electrónica, de acuerdo con la normatividad aplicable.
Los procedimientos concretos, requisitos y fechas deben revisarse para la vigencia correspondiente.
Por eso, el proceso de preparación y el proceso de presentación deben considerarse relacionados, pero no como la misma actividad.
¿Cómo se ve el proceso completo?
Podemos resumir la preparación de información exógena de esta manera:
1. Verificar la obligación
↓
2. Identificar la información requerida
↓
3. Identificar las fuentes
↓
4. Organizar terceros
↓
5. Parametrizar cuentas
↓
6. Importar información
↓
7. Estandarizar datos
↓
8. Validar información
↓
9. Generar y prevalidar archivos
↓
10. Presentar ante la DIAN
Este flujo permite entender algo importante:
la presentación es solamente la última etapa de un proceso mucho más amplio.
La calidad del resultado depende de todo lo que ocurrió antes.
¿Por qué no conviene preparar la información exógena al final del año?
Uno de los mayores problemas es concentrar todo el trabajo cerca de la fecha de presentación.
Cuando la información se deja para el final, pueden acumularse:
- Archivos pendientes.
- Terceros por revisar.
- Cuentas sin parametrizar.
- Diferencias entre sistemas.
- Datos incompletos.
- Procesos manuales.
- Correcciones.
- Reprocesamientos.
El problema no es solamente el volumen de información.
También está la falta de tiempo para investigar y corregir inconsistencias.
Una estrategia diferente consiste en preparar progresivamente la información durante el año.
Por ejemplo:
Durante el año
→ organizar terceros
→ mantener configuraciones
→ importar información periódicamente
→ revisar inconsistencias
→ actualizar parametrizaciones
Al cierre
→ consolidar
→ validar
→ generar
→ prevalidar
→ presentar
De esta forma, el cierre deja de ser el momento en que comienza todo el trabajo.
Se convierte en el momento en que se consolida un proceso que ya viene avanzado.
¿Cómo ayuda Exógena Pro en este proceso?
Exógena Pro está diseñado específicamente para trabajar como una capa especializada de preparación y organización de información para Exógena, sin reemplazar el sistema contable que ya utiliza la empresa.
El proceso puede apoyarse en varias funcionalidades de la plataforma:
Gestión de terceros
Permite centralizar y administrar la información de los terceros que participan en el proceso.
Esto ayuda a evitar que la información esté dispersa en diferentes archivos y facilita su reutilización.
Configuración de cuentas
Permite parametrizar cuentas contables y relacionarlas con los conceptos utilizados durante la preparación de información exógena.
Esto ayuda a reducir la repetición de configuraciones.
Motor de Importación Inteligente
Permite trabajar con diferentes estructuras de información provenientes de distintas fuentes.
En lugar de asumir que todos los clientes entregarán exactamente el mismo archivo, el proceso contempla que cada fuente puede tener una estructura diferente.
Plantillas de importación
Las configuraciones utilizadas para importar determinadas estructuras pueden convertirse en plantillas reutilizables.
Esto resulta especialmente interesante para firmas contables que trabajan con múltiples empresas.
El objetivo es pasar progresivamente de:
“Cada cliente requiere una configuración manual.”
a:
“Esta estructura ya está configurada y puede reutilizarse.”
Preparar Exógena es un proceso, no solamente un archivo
Cuando se habla de información exógena, es fácil concentrarse únicamente en el archivo final.
Pero el archivo es el resultado de un proceso anterior.
Ese proceso comienza con la información contable y termina con datos organizados, transformados y validados para cumplir con las especificaciones aplicables.
Por eso, una estrategia adecuada debería buscar:
- Menos trabajo repetitivo.
- Mayor estandarización.
- Mejor organización de terceros.
- Parametrizaciones reutilizables.
- Importaciones estructuradas.
- Validaciones tempranas.
- Mayor control del proceso.
La tecnología puede ayudar precisamente en esos puntos.
Conclusión
Preparar la información exógena paso a paso significa mucho más que llenar archivos.
Implica organizar las fuentes, administrar terceros, parametrizar cuentas, importar información, estandarizar estructuras, validar datos y finalmente preparar los archivos para su presentación.
La DIAN mantiene recursos específicos para la normatividad, calendarios, prevalidadores y presentación de información, por lo que cada proceso debe revisarse de acuerdo con la vigencia correspondiente.
La mejor oportunidad para reducir el trabajo no está únicamente en hacer más rápido el último paso.
Está en organizar y automatizar progresivamente todo lo que ocurre antes.
Y cuando una empresa o una firma contable trabaja con múltiples fuentes y clientes, esa diferencia puede ser todavía más importante.
Exógena Pro ayuda a convertir ese proceso en un flujo más organizado, estandarizado y reutilizable.
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Exógena Pro es una plataforma especializada desarrollada por Cosoftia para ayudar a contadores, firmas contables y empresas a organizar y preparar información exógena.
La gestión de terceros es uno de los componentes del producto y forma parte de una estrategia más amplia orientada a reducir reprocesos, organizar información y hacer más eficiente la preparación de información tributaria.
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Cosoftia
Cosoftia es una empresa de desarrollo de software que crea productos propios y desarrolla soluciones tecnológicas para empresas y profesionales. Exógena Pro es una de sus soluciones especializadas en la preparación de información exógena.